Gezonde werkvloer - Geef zelf het goede voorbeeld

Breng de juiste mensen bij elkaar en bespreek wat een vitale werkomgeving voor jullie gemeente betekent. Betrek een representatieve groep medewerkers en sleutelfiguren, zoals HR, facilitair, preventiemedewerkers, arbocoördinatoren, catering, OR, directie, beleidsadviseurs en wethouder(s).

Vraag wat mensen belangrijk vinden en waar zij kansen of belemmeringen zien. Betrek medewerkers bijvoorbeeld via een projectgroep of co-creatiesessie.

Neem bezwaren serieus. Weerstand gaat bijvoorbeeld over keuzevrijheid. Vraag waar zorgen vandaan komen en bespreek hoe je hiermee omgaat. Maak duidelijk dat het niet draait om verbieden, maar om gezonde keuzes makkelijker en aantrekkelijker maken.

Zorg ook voor zichtbare steun van management en bestuur. Dat helpt om veranderingen daadwerkelijk door te voeren.

Handig hierbij

Bewegen Op Kantoor – stappenplan van TNO en Kenniscentrum Sport & Bewegen met een voorbeeldmail aan het management. Breid deze waar nodig uit met voeding en ontspanning.

Kijk eerst wat er al gebeurt rond voeding, bewegen en ontspanning. Welke voorzieningen, afspraken en activiteiten zijn er? Wat gaat goed en waar liggen kansen? Haal ook behoeften en ideeën van medewerkers op, bijvoorbeeld via gesprekken, een poll of korte vragenlijst.

Voeding

Bekijk het totale voedingsaanbod. Kijk breder dan het bedrijfsrestaurant: ook naar koffiecorners, vergaderingen, bijeenkomsten, recepties en evenementen. Ook zonder bedrijfskantine kun je afspraken maken over bijvoorbeeld vergadercatering, groente en fruit op het werk en evenementen.

Bewegen

Onderzoek hoeveel medewerkers tijdens hun werkdag zitten en welke mogelijkheden zij zien om meer te bewegen. Kijk daarbij naar de werkomgeving, thuiswerken en woon-werkverkeer.

Ontspanning

Onderzoek hoe medewerkers rust, herstel en mentale balans ervaren. Denk aan rustplekken, sociale verbinding, bereikbaarheid buiten werktijd en digitale prikkels.

Handig hierbij

• Audit van Sensz. Momenteel in ontwikkeld in opdracht van het Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO), in samenwerking met het Voedingscentrum

Je weet waar je staat. Bepaal nu samen waar je naartoe wilt. Kies concrete en haalbare doelen voor voeding, bewegen en ontspanning en maak deze waar mogelijk SMART.

Je hoeft niet alles tegelijk aan te pakken. Kies doelen die aansluiten bij de behoeften van medewerkers en de mogelijkheden van jullie organisatie.

Voeding

Bepaal hoe je het voedingsaanbod stap voor stap gezonder maakt. Gebruik het Aanbestedingsadvies gezonde, duurzame catering als richtinggevend kader, ook als er geen nieuwe aanbesteding plaatsvindt. Streef naar minimaal 60 procent Schijf van Vijf-producten of kleinere porties/producten naast de Schijf van Vijf, waarbij ruimte blijft voor andere opties. Deze is tevens verwerkt in jouw JOGG-samenwerkingsovereenkomst van de gemeente.

Bewegen

Er is niet één maatregel die overal werkt. Bepaal daarom doelen die passen bij jullie situatie. Denk aan minder zitten, vaker de trap nemen, meer bewegen tijdens de werkdag of vaker met de fiets naar het werk komen.

Ontspanning

Denk aan doelen rond rust en herstel, sociale ontmoeting, schermvrije momenten, gebruik van groene buitenruimtes, werkdruk, bereikbaarheid en werk-privébalans.

Werk de doelen uit in een concreet plan van aanpak: wie doet wat, wanneer, met welke middelen en hoe volgen jullie de voortgang? Maak vervolgens de stap van losse activiteiten naar structurele afspraken. Sluit daarvoor aan bij bestaande processen. Denk aan:

• doelen en afspraken opnemen in HR-, arbo- en facilitair beleid;

• rollen, verantwoordelijkheden en budgetten vastleggen;

• uitgangspunten voor een gezonde werkomgeving opnemen in inkoop, aanbestedingen en contracten;

• vitaliteit meenemen in onboarding, leiderschapsontwikkeling en de gesprekscyclus;

• afspraken maken over monitoring, evaluatie en bijsturing.

Zo wordt vitaliteit niet afhankelijk van één enthousiaste collega of een tijdelijke activiteit, maar onderdeel van hoe de gemeente werkt.

Voer het plan uit, betrek medewerkers en zet ambassadeurs in. Kies activiteiten en veranderingen die passen bij jullie doelen.

• Pas de werkomgeving aan: Denk aan zit-stabureaus, stilte- of prikkelarme plekken, groene ontmoetingsplekken, aantrekkelijke pauzeruimtes, watertappunten en groente en fruit op het werk.

• Organiseer het werk anders: Denk aan wandelend of staand vergaderen, gezamenlijke gezonde lunches, volkoren en vegetarische opties als standaard en afspraken over bereikbaarheid buiten werktijd.

• Zet activiteiten en communicatie in: Sluit bijvoorbeeld aan bij de Week voor de Vitaliteit, Week voor de Gezonde Jeugd, Burgemeestersontbijt, Nationale Kraanwaterdag, Sneakerdag of de Week van de Mentale Gezondheid.

• Gebruik daarnaast intranet, nieuwsbrieven, teamoverleggen, posters en persoonlijke gesprekken om medewerkers mee te nemen.

• Bied passende ondersteuning: Denk aan trainingen rond timemanagement, teambuilding of omgaan met stress. Voor facilitair- en cateringmedewerkers kan de webtraining gezonde en duurzame catering onderdeel worden van de onboarding.

Kijk regelmatig wat er gebeurt en wat de aanpak oplevert. Monitor wat past bij de doelen die jullie hebben gesteld. Kijk daarbij naar tevredenheid, uitvoering én effect. Denk bijvoorbeeld aan:

• Stijgt de verkoop van Schijf van Vijf-producten?

• Maken medewerkers vaker gezonde keuzes?

• Wordt de trap vaker gebruikt?

• Zitten medewerkers minder of bewegen zij meer tijdens de werkdag?

• Ervaren medewerkers voldoende ruimte voor rust en herstel?

• Hoe ontwikkelen werkplezier, teamsfeer en verzuim zich?

Meten is niet verplicht, maar wel waardevol: het helpt om bij te sturen en gerichte Meten hoeft niet ingewikkeld te zijn. Vraag medewerkers ook wat zij merken en wat volgens hen beter kan.

Gebruik de uitkomsten om bij te sturen, successen zichtbaar te maken en samen een volgende stap te bepalen. Ook zonder uitgebreide metingen helpen duidelijke doelen om bewust te kiezen wat je doet en waarom.